Diesen Satz habe ich leider schon oft gehört. Da bin ich jedoch ganz anderer Meinung!
Beginnen wir einmal bei der Frage, warum es Rezeptionisten in so vielen anderen Branchen gibt?
Nicht nur in der Hotellerie ist dies selbstverständlich, sondern auch bei Ärzten, Bürokomplexen, „großen“ Unternehmen, Autohäusern, in Verwaltungen und wenn ich das hier so schreibe, stelle ich mir die Frage: „In welcher Branche, gibt es das eigentlich nicht?“.
Aus meiner Erfahrung aus der Hotellerie weiß ich, dass die Rezeption innerhalb eines solchen Betriebes eine überaus große Bedeutung einnimmt. Denken Sie zuerst an die menschliche Leistung:
Der erste Eindruck zählt und der Letzte bleibt. Durch eine/n auf ihre/seine Aufgaben - unter anderem als Gästebetreuer - fokussierte/n Rezeptionist/in werden sie alleine in diesem Bereich mächtig viele Punkte machen.
Ich möchte an dieser Stelle, bevor ich Ihnen auch die wirtschaftliche Seite ein wenig näherbringe, einige Aufgaben aufzeigen, die zum Aufgabenspektrum einer/s Rezeptionist/in gehören:
Terminbuchung, Kundenempfang, Service, Platz vorbereiten, „Willkommen“- Schilder, Getränke, Kassieren, Wareneingang und Warenausgang, Kassenabschluss, Belege, Quittungen, Wechselgeld, Ansprechpartner sein (Assistenz, Mitarbeiter, Chef), Typcheck vorbereiten, Mitarbeiterplanung, Urlaubsplanung, Pflege der Kundenkartei, Kundenlaufzettel vorbereiten, Reklamationen, Blumen / Dekoration, Sauberkeit, Verkauf an der Rezeption, Aussehen der Mitarbeiter checken, Saloncheck am Abend und, und, und.
Wow, alles Aufgaben einer einzigen Person! Das hört sich schier unglaublich an und doch ist es so wahr! Sie sehen schon, ein/e Rezeptionist/in ist schon eher eine Salonleitung, womit Sie, als Inhaber, gleich wieder einen weiteren positiven Aspekt für diese Aufgabe haben.
Gehen wir nun einmal auf den wirtschaftlichen Aspekt ein, denn der ist ebenso interessant. Sie denken, ein/e Rezeptionist „rechnet“ sich bei Ihrem kleinen Salon nicht? Wenn Sie sich da mal nicht getäuscht haben.
Denn es ist bewiesen, dass durch eine/n Rezeptionist/in eine höhere Auslastung möglich ist. Durch unsere jahrelange Erfahrung als Unternehmensberatung, wissen wir, dass bei jedem Kunden bis zu 10 Minuten für sogenannte Servicearbeiten investiert werden. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel am Tag 7 Kunden bedient, so spart er zukünftig 70 Minuten. In dieser frei gewordenen Zeit kann er eine weitere Kundin bedienen.
Das heißt, wir sprechen bei 21 Arbeitstagen von 21 Kunden. Gehen wir einmal von einem durchschnittlichen Umsatz pro Kundin von 60 EUR aus, dann reden wir jetzt über 1.260 EUR im Monat bei einem Mitarbeiter. Rechnerisch ergibt sich also bei 3 Mitarbeitern ein möglicher Mehrumsatz im Monat von 3.780 EUR. Der/die Rezeptionist/in ist also bezahlt, Sie haben mehr Kunden und mehr Struktur und Ihre menschliche Leistung ist ganz sicher grandios.
Sie haben ganz Recht: Die menschliche Leistung des/r Rezeptionist/in muss natürlich dafür auch grandios sein. Deshalb braucht es für diese Aufgabe natürlich auch eine Person mit einem bestimmten Profil.
Diese Person muss menschlich und sympathisch sein, sie sollte sich rhetorisch gut ausdrücken und strukturiert arbeiten können. Durchsetzungsvermögen ist ganz wichtig, vielleicht auch schon etwas mehr Lebenserfahrung und vor allem Selbstbewusstsein. Denn es kann schon sein, dass er/sie zwar von allen Kunden und Ihnen als Saloninhaber geliebt wird, jedoch nicht unbedingt von allen Mitarbeitern, zu mindestens nicht von denen, die nicht leistungsorientiert denken und handeln.
Sie sehen also, eine Aufgabe mit Anspruch, auch an den Menschen selbst. Wachsen diese Menschen an den Bäumen? Wohl eher nicht. Doch denken Sie an den Anfang dieses Artikels: In welcher Branche gibt es eigentlich keine/n Rezeptionist/in, demzufolge also genügend Potenzial, um auch den/die „Richtige/n“ für Sie zu begeistern.
Und dann gilt es einfach, eine Person mit Potenzial genau dahin zu fördern, wo Sie es brauchen. Es gilt, den Auftritt und das Selbstbewusstsein zu schulen, die Anforderungen klar zu definieren und auch das gesamte Team mit ins Boot zu holen. Denn auch die/der Rezeptionist/in ist genauso Teil des Teams wie alle Stylisten und muss auch als solcher von allen Teammitgliedern verstanden, anerkannt und geschätzt werden. Oft sind hier strukturierte Menschen mit Organisationsgeschick gefragt, die das kreative Friseurteam auf eine neue Art und Weise unterstützen. Durch die Entlastung bleibt den Stylisten Zeit, sich auf ihre Arbeit zu fokussieren - mehr Zufriedenheit, mehr Kunden und mehr Umsatz als Folge.
Und denken Sie daran: bei der momentanen Krisensituation gibt es viel mehr potenzielle Bewerber als vorher. Nutzen Sie diese Chance! Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit der neu geschaffenen Position.
Herzlichst,
Torsten Kowalsky
Nächstes Seminar Organisation & Rezeption: 4./5.10.20 in Oberdachstetten bei Schaefer Academy
